Các tour Nhật Bản luôn được du khách săn đón nhờ cảnh quan tự nhiên và văn hóa phù tang sâu sắc. Tuy nhiên, nhập cảnh vào Nhật Bản từng đòi hỏi du khách phải điền thủ công rất nhiều biểu mẫu giấy tờ trên máy bay. Tuy nhiên, sự ra đời của hệ thống Visit Japan Web đã thay đổi hoàn toàn quy trình này. Điền Visit Japan Web trước chuyến đi không chỉ giúp tiết kiệm thời gian xếp hàng mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót thông tin.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thao tác trên hệ thống, kết hợp cùng những kinh nghiệm xử lý tình huống thực tế để bạn có một khởi đầu hành trình khám phá xứ sở Phù Tang thật suôn sẻ và thảnh thơi.
Visit Japan Web là gì và tại sao lại quan trọng?
Visit Japan Web (VJW) là hệ thống dịch vụ web chính thức do Tổng cục Kỹ thuật số Nhật Bản phát triển, cho phép khách du lịch quốc tế thực hiện trước các thủ tục nhập cảnh và khai báo hải quan thông qua thiết bị di động hoặc máy tính.
Việc hoàn thành VJW mang lại những lợi ích vô cùng thiết thực:
- Tiết kiệm thời gian: Bạn sẽ được cấp các mã QR Code. Khi đến sân bay, chỉ cần quét mã tại các kiosk tự động thay vì phải đứng chờ nhân viên hải quan kiểm tra giấy tờ thủ công.
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Hệ thống có giao diện tiếng Anh, tiếng Nhật và nhiều ngôn ngữ khác, thao tác vô cùng thân thiện với người dùng.
- Quản lý thông tin tập trung: Bạn có thể khai báo cho bản thân và toàn bộ các thành viên trong gia đình (bao gồm trẻ em hoặc người lớn tuổi đi cùng) trên cùng một tài khoản.
Cần chuẩn bị những gì trước khi điền Visit Japan Web?
Để quá trình điền Visit Japan Web diễn ra liền mạch, không bị gián đoạn do thiếu dữ liệu, bạn cần chuẩn bị sẵn sàng các loại giấy tờ và thông tin sau:
| Hạng mục cần chuẩn bị | Lưu ý chi tiết |
| Hộ chiếu (Passport) | Còn hạn sử dụng trên 6 tháng. Chụp sẵn một bức ảnh trang thông tin hộ chiếu rõ nét, không bị lóa sáng hay che khuất góc. |
| Vé máy bay khứ hồi | Ghi chú lại mã chuyến bay (Ví dụ: VN300, VJ822, JL752) và ngày giờ hạ cánh chính xác tại Nhật Bản. |
| Thông tin lưu trú | Mã bưu điện (Postal Code), địa chỉ cụ thể và số điện thoại của khách sạn đầu tiên bạn sẽ lưu trú. |
| Thiết bị kết nối | Điện thoại thông minh hoặc máy tính có kết nối Internet ổn định. Nên sử dụng trình duyệt Safari hoặc Google Chrome. |
Kinh nghiệm từ chuyên gia lữ hành Du Lịch Tầm Nhìn Việt: Trong quá trình hỗ trợ và điều hành các đoàn khách du lịch tại Tầm Nhìn Việt, chúng tôi luôn khuyến nghị khách hàng hoàn tất việc điền Visit Japan Web trước ngày khởi hành ít nhất 2-3 ngày. Đừng đợi đến khi ra sân bay mới làm, vì mạng Wifi công cộng thường chập chờn, rất dễ gây lỗi trong quá trình tải ảnh hộ chiếu lên hệ thống.
Hướng dẫn 4 bước điền Visit Japan Web chi tiết
Quy trình thao tác được thiết kế khá logic. Bạn chỉ cần thực hiện tuần tự theo các bước sau đây.
Bước 1: Đăng ký tài khoản và thiết lập hồ sơ
- Truy cập vào trang web chính thức của Visit Japan Web.
- Chọn Sign up for a new account (Đăng ký tài khoản mới).
- Nhập địa chỉ Email cá nhân và tạo mật khẩu (Mật khẩu yêu cầu từ 10 ký tự trở lên, bao gồm chữ hoa, chữ thường, chữ số và ký tự đặc biệt).
- Hệ thống sẽ gửi một mã xác thực (OTP) về Email. Nhập mã này để kích hoạt tài khoản.
- Sau khi đăng nhập thành công, chọn Your Details (Thông tin của bạn). Trả lời hai câu hỏi ban đầu:
- Bạn có hộ chiếu Nhật Bản không? -> Trả lời No.
- Bạn có sống tại Nhật Bản và có giấy phép tái nhập cảnh không? -> Trả lời No.
Bước 2: Tải ảnh hộ chiếu và điền thông tin cá nhân
Hệ thống cho phép bạn chọn một trong hai phương pháp: Tự điền tay (Manual) hoặc Quét ảnh hộ chiếu (Scan). Để đảm bảo tính chính xác cao, bạn nên chọn phương pháp tải ảnh lên.
- Tải bức ảnh trang thông tin hộ chiếu đã chuẩn bị sẵn lên hệ thống.
- Đợi khoảng 1-2 phút để công nghệ AI nhận diện dữ liệu (OCR).
- Kiểm tra lại các thông tin mà hệ thống tự động trích xuất: Họ tên, Số hộ chiếu, Ngày sinh, Quốc tịch, Ngày hết hạn hộ chiếu. Nếu có bất kỳ sai sót nào do ảnh lóa, bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa lại bằng tay.
- Hoàn tất phần thông tin cá nhân. Nếu có người đi cùng không thể tự thao tác (trẻ em, người cao tuổi), bạn có thể quay lại trang chủ và chọn Details of family members traveling with you để khai báo thêm.
Bước 3: Khai báo thông tin chuyến đi (Register new travel)
Tại trang chủ, bấm vào ô Register new travel (Đăng ký chuyến đi mới) và điền các trường dữ liệu sau:
- Tên chuyến đi: Đặt một cái tên gợi nhớ (Ví dụ: Du lich Tokyo 2026).
- Ngày đến Nhật Bản: Chọn ngày hạ cánh theo vé máy bay.
- Tên hãng hàng không (Airline): Chọn từ danh sách thả xuống (Ví dụ: Vietnam Airlines, Vietjet Air, All Nippon Airways).
- Số hiệu chuyến bay (Flight number): Chỉ điền phần số (Ví dụ chuyến bay VN300 thì chỉ điền 300).
- Thông tin lưu trú tại Nhật Bản:
- Đây là bước nhiều người gặp khó khăn. Bạn chỉ cần nhập đúng Mã bưu điện (Postal Code) của khách sạn, hệ thống sẽ tự động nhảy ra tên tỉnh và thành phố.
- Sau đó, bạn điền tiếp tên đường, số nhà và tên khách sạn vào các ô còn trống.
- Điền số điện thoại của khách sạn.
Bước 4: Khai báo nhập cảnh & Khai báo hải quan
Kể từ năm 2024, Nhật Bản đã gộp chung hai phần Khai báo nhập cảnh (Immigration) và Khai báo hải quan (Customs) vào chung một quy trình, cấp ra một mã QR duy nhất.
Bạn chọn phần Immigration clearance and Customs declaration và trả lời các câu hỏi khảo sát:
- Mục đích chuyến đi: Chọn Tourism (Du lịch).
- Số ngày dự định ở lại: Điền số ngày lưu trú thực tế.
- Các câu hỏi về lịch sử pháp lý (Đã từng bị trục xuất chưa? Có mang theo hàng hóa cấm, vũ khí, ma túy không? Có mang theo thực phẩm tươi sống, thịt cá không?): Lần lượt tích vào ô No.
- Trả lời trung thực các câu hỏi về lượng tiền mặt mang theo. Nếu mang vượt quá 1.000.000 Yên Nhật (hoặc ngoại tệ tương đương), bạn phải khai báo rõ ràng.
Sau khi xác nhận toàn bộ thông tin, hệ thống sẽ tạo ra một mã QR màu vàng.
Cách sử dụng mã QR tại sân bay Nhật Bản
Khi đã sở hữu mã QR, quy trình nhập cảnh của bạn sẽ diễn ra cực kỳ thuận lợi.
- Lưu trữ mã QR: Bạn hãy chụp ảnh màn hình (Screenshot) mã QR này lưu vào điện thoại. Lý do là khi xuống sân bay, có thể bạn chưa kịp kết nối Wifi hoặc lắp SIM 4G, việc có sẵn ảnh trong thư viện máy sẽ giúp bạn không bị lúng túng.
- Khu vực kiểm tra hộ chiếu: Xếp hàng tại khu vực dành cho khách quốc tế, quét hộ chiếu và quét mã QR vào máy đọc dữ liệu.
- Khu vực nhận hành lý: Sau khi lấy hành lý ký gửi, bạn tiến ra cổng hải quan điện tử (e-Gate). Tại đây, tiếp tục quét hộ chiếu và mã QR một lần nữa. Máy sẽ chụp ảnh gương mặt bạn để đối chiếu. Nếu cửa mở, bạn đã chính thức hoàn thành thủ tục nhập cảnh.
Những sai lầm thường gặp khi điền Visit Japan Web
Để tránh những rắc rối không đáng có, bạn cần lưu ý kỹ các trường hợp sau khi điền Visit Japan Web:
| Lỗi thường gặp | Cách xử lý |
| Quên mật khẩu đăng nhập | Bấm vào nút "Forgot password" trên trang chủ để nhận link đặt lại mật khẩu qua Email. |
| Mã QR không hiển thị | Nguyên nhân thường do kết nối mạng yếu. Hãy tải lại trang (Refresh) hoặc kiểm tra hòm thư Email vì đôi khi hệ thống sẽ gửi bản sao lưu qua đó. |
| Điền sai số hiệu chuyến bay | Nếu phát hiện trước ngày bay, bạn hoàn toàn có thể đăng nhập lại vào tài khoản, chọn chuyến đi đã tạo và ấn nút "Edit" để chỉnh sửa. |
| Đi cùng trẻ em nhưng khai báo riêng | Trẻ nhỏ dưới 18 tuổi đi cùng bố mẹ nên được khai báo chung trong phần "Family members" để gia đình được qua cửa hải quan cùng nhau. |
Ghi chú quan trọng: Dù điền Visit Japan Web mang tính công nghệ cao và cực kỳ phổ biến, các sân bay tại Nhật Bản vẫn luôn duy trì việc cung cấp tờ khai giấy truyền thống. Nếu bạn gặp sự cố về điện thoại, hết pin hoặc hệ thống bảo trì, hãy bình tĩnh xin mẫu đơn giấy từ các nhân viên mặt đất và điền tay bằng bút bi xanh hoặc đen.
Sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ những bước nhỏ bé này sẽ định hình nên một chuyến đi đầy cảm hứng. Khởi đầu thuận lợi tại cửa hải quan sẽ mở ra vô vàn trải nghiệm tuyệt diệu đang chờ đón bạn tại đất nước mặt trời mọc!
Đặt Lịch Hẹn Tư Vấn
Chat Zalo Ngay!